Hogyan legyen covidbiztos az esküvőd?

Két blogposzttal ezelőtt megígértem, hogy adok néhány tanácsot arra vonatkozóan, mire kell figyelned, ha mostanság vágsz bele 2021-es (vagy 2022-es) esküvőd megszervezésébe. Itt nem arra gondolok, hogy magán a rendezvényen milyen higiénés és egyéb járványügyi szabályokat kellene betartani, hiszen az illetékes hatóságok és szervezetek mindenkori ajánlásai alapján az esküvőhelyszín erre minden bizonnyal odafigyel. Arra szeretnék kitérni, hogy az esküvő előtt, az esküvőszervezés szakaszában mit tudsz tenni, hogy ne érjen nagy anyagi kár, ha ne adj' isten tényleg visszatér a negyedik hullám, és mindezt olyan erővel teszi, hogy ismét korlátozó intézkedéseket kelljen hozni.

Az előző blogposztban is ismertetett szabályok meghozatala után rövid idővel felbolydult a magyar esküvőpiac, és bízva a tavaly nyári forgatókönyv megismétlődésében rengeteg jegyespár vágott bele esküvője még idén nyáron való megszervezésébe. Mi is számos megkeresést kaptunk ilyen last minute esküvőszervezésre, aminek mi nagyon örültünk, hiszen mi is úgy gondoljuk, az nyer, aki mer, azaz tavaly is az tudta megvalósítani a nyári esküvőjét, aki bele mert vágni a "gyors szervezésbe".

A harmadik hullám lecsengésével, úgy tűnik, hihetünk a viszonylag szabad nyárban, de ezzel együtt is tanácsos elővigyázatosnak lennünk. Ez különösen igaz, ha őszi, téli időpontban gondolkodunk, hiszen a járvány nem kiszámítható.

Nem győzzük elégszer hangsúlyozni a szerződéskötés fontosságát. Ez "azelőtt" sem volt másképp, de a pandémia megérkezésével sokan a saját bőrükön tapasztalták, milyen anyagi hátránnyal járhat, ha nem volt részletes szerződésük az esküvői szolgáltatókkal. Jelenleg a párokat leginkább foglalkoztató paragrafus természetesen a vis maiorra, azon belül is a Covid-19 világjárványra vonatkozó. Azt fontos megérteni, hogy a Covid-19 világjárvány jó ideje nem számít vis maiornak jogi értelemben, hiszen annak két legfontosabb jellemzője, hogy "nem megelőzhető" és "előreláthatatlan". Ez utóbbi az, ami nem mondható el jó ideje pandémiára. Ettől függetlenül számos esküvői szolgáltató vis maiorként kezeli az esetleges korlátozásokat, és rugalmas a tekintetben, hogy mi történik a befizetett foglalóval halasztás vagy törlés esetén. Ez teljes mértékben egyéni elbírálás kérdése, illetve nagyban függ attól, hogy milyenek az adott vállalkozó körülményei, lehetőségei. Nemzetközi esküvőszervezőként (aki extra nehezített pályán dolgozik, és másfél éve nem tudott bevételt realizálni) én személy szerint abszolút megértem azokat is, akik nem tudnak rugalmasak lenni ebben a kérdésben. Látni kell, hogy rengetegen vagyunk teljesen kivérezve, számos kollégának kellett visszamennie főállásba, hogy a családját el tudja tartani. Vannak szerencsések, akik csak a magyar piacon (vagy a magyar piacon is) dolgoznak, és mind tavaly, mind az idei nyáron tudtak bevételt produkálni.

Külön kell kezelni az esetleges halasztást és a végleges törlést. A legtöbb szolgáltató, ha módjában áll, teljes mértékben partner, ha halasztani kell az esküvőt, hiszen belátható, hogy egy ilyen helyzetről egyik fél sem tehet, és azt tartja szem előtt, hogy a szerződésben szereplő bevétele egy későbbi időpontban realizálódni fog. Ilyen esetben általában 100%-ban beszámítja a befizetett foglalót/előleget az új szerződésbe.

A végleges törlés már nehezebb ügy, főként ha van már valamilyen teljesítés a szerződéskötés után (pl. esküvőszervező, ceremóniamester, fotós (pl. jegyesfotózás) esetén) vagy ha nagyon közeli a dátum, és a törlés oka speciális körülmény (pl. külföldi vendégek miatt dönt úgy a pár, hogy törli az esküvőt, de 100%-ban magyar vendégekkel meg lehetett volna tartani, és a szolgáltató 100%-os bevételt tudott volna realizálni).

Ezeket a lehetséges forgatókönyveket és esetleges speciális körülményeket mindenképpen még a szerződéskötés előtt kell tisztázni. Mindkét fél számára fontos, hogy tudja, mire számíthat, ha elvállalja az esküvőt, illetve ha az adott szolgáltatót bízza meg. Akkor lesz stresszmentes a szervezés, ha olyan megállapodások köttetnek, melyek mindkét szerződő fél megelégedésére szolgálnak, és a kockázatviselés aránya mindkét fél számára megfelelő.

Az anyagi kockázat részletes meghatározása mellett fontos arra is kitérni, hogy milyen döntési határidőkkel tud az adott szolgáltató operálni. Azaz, ha bizonytalanná válik a helyzet, mi az az utolsó időpont, amíg az esküvő megtartására vonatkozó döntés meghozható. Ha nemzetközi esküvőről beszélünk, akkor ez a határidő értelemszerűen korábbra esik, hiszen a külföldről érkező vendégeknek repülőjegyet, szállást is kell foglalniuk. Ha 100%-ban magyar vendégek vesznek részt az események, akkor ez az időtartam lerövidülhet akár két hétre is. A "szük keresztmetszet" az étterem/catering (alapanyag-rendelés és munkaerő megszervezése), a dekoros (virágok megrendelése, főként ha azok valamilyen szempontból speciálisak) és a nyomda (tervezési és kivitelezés határidők) lesz.

Főként nemzetközi esküvők esetén jellemző, hogy B-dátum tartását kéri a pár a szolgáltatói csapattól. Érdemes rákérdezni az egyes szolgáltatóknál, hogy erre van-e lehetőség, és ha igen, akkor milyen feltételekkel. Ha a B-dátum viszonylag távoli (pl. jövőre esik, és eltelik egy év a két dátum között), akkor könnyebb helyzetben van a vállalkozó, hiszen arra az időszakra valószínűleg még nem kezdődtek el a tömeges foglalások, így nem esik el üzlettől azért, mert két különböző napot tart fenn ugyanannak az ügyfélnek. Rugalmasabbak tudnak lenni ilyen tekintetben azok a szolgáltatók is, akik egy nap több esküvőt tudnak elvállalni (például mi, hiszen ketten vagyunk, és vannak beugrós szervezőink is, vagy pl. egy dekoros, cukrász, olyan fotós-filmes team, ahol többen dolgoznak, stb.). Akik azonban egy nap csak egy esküvőt tudnak vállalni (ceremóniamester, helyszín, de még a ruhaszalon is, ahol egy konkrét ruhát néztél ki, nyilván), azok számára kockázatos ez az engedmény, hiszen más ügyfeleket el kell utasítaniuk mindkét dátumra.

Halasztás esetén felmerülhet pluszköltség egyes szerződések kapcsán. Belátható, hogy egy 2019-ben eredetileg 2020-ra megkötött szerződés árait a catering/helyszín, a dekoros vagy a cukrász nem tudja tartani egy 2021-ben vagy 2022-ben megvalósuló esküvőre (emelkednek az alapanyagok, virágok, munkaerő, szállítás költségei). Emellett, mindannyian tapasztaljuk a saját bőrünkön, hogy a mindennapi életben is rendkívüli például az élelmiszer-áremelkedés. Ezért nemcsak azoknál a szolgáltatóknál merülhet fel árkorrekció, akik nagy alapanyaghányaddal dolgoznak, hanem azoknál is, akik szolgáltatást nyújtanak (fotós, filmes, ceremóniamester, esküvőszervező, stb.)

A fentiekből szerintem látható, hogy nincs egy egységes szabály a világjárványban alkalmazandó engedményekre szolgáltatói oldalon. Minden pár és minden szolgáltató helyzete más és más. Ezeket egyesével át kell beszélni, és ki kell találni közösen egy mindenki számára megnyugtató megoldást. Emiatt jelenleg a szervezési szakasz sokkal hosszabbra nyúlik az esküvő előtt, hiszen elmúltak azok az idők, amikor kb. olvasás nélkül aláírtuk a szerződést, amit az ajánlat elfogadása után elküldött nekünk a kiszemelt szolgáltató.

Legyetek tehát körültekintőek, ne féljetek feltenni ezeket a kérdéseket, és a lehetséges kockázatok és forgatókönyvek teljes tudatában kötelezzétek el magatokat az esküvőtök megszervezése kapcsán! Így biztosítható, hogy nyugodtabb lesz az esküvőszervezés, hiszen felkészültek lesztek minden eshetőségre.

Fotó kredit: Esther & Gabe Fine Art Photography

Helyszín: Bagatelle Gardenhouse, Budapest